Как построить эффективную систему планирования и контроля продаж нефтепродуктов?
Rational Enterprise Management - 19 декабря 2012 - Владимир Торконяк, Алла Ленская
В современных условиях конкуренции любой нефтегазовой компании нужно продумывать и создавать новые способы увеличения прибыли. Как правило, этого можно добиться не только c помощью экстенсивных мер (роста добычи), но и с помощью интенсивных мер (оптимизационного планирования). Практика показывает, что именно при выборе второго варианта удается добиться максимального объема чистой выручки.
По оценке аналитиков компании Shell Global Solutions, улучшение планирования (а сюда, в частности, входят формирование эффективной системы прогнозирования спроса и ценообразования, оптимизация продаж и логистики) способно принести компании до 50% дополнительного эффекта. Почему так происходит? В первую очередь оптимизационное планирование дает возможность распределить поставки нефтепродуктов так, чтобы все элементы цикла (производство, отгрузка, транспортировка и реализация) работали максимально эффективно, не перегружая друг друга, но и не простаивая. Для этого компании нужно обладать точной и актуальной информацией о движении нефтепродуктов по всей цепочке - от нефтеперерабатывающего завода до автозаправочной станции.
Однако практика показывает, что большинство предприятий работает в совсем других условиях. Логистические цепочки работают неэффективно: типичными являются случаи дефицита или профицита нефтепродуктов на узлах учета. На сбор достоверной информации, без которой невозможно планирование и анализ, уходит большое количество ресурсов. Кроме того, отсутствуют или слабо используются инструменты для контроля движения нефтепродуктов по сбытовой сети и мониторинга финансовых потоков.
Исправить ситуацию помогает внедрение современных ИТ-решений для оптимизационного планирования. Но здесь возникает еще одна проблема. Если производственные процессы в нефтедобывающем и нефтеперерабатывающем сегменте более или менее стандартизованы, сбыт нефтепродуктов зачастую работает по принципу «так исторически сложилось». В силу этого для автоматизации оптимизационного планирования нужны решения, которые, с одной стороны, будут обладать достаточной гибкостью и смогут адаптироваться к специфике конкретной компании. С другой стороны – позволят компании сформировать жесткие регламенты бизнес-процессов в сфере распределения нефтепродуктов, а также унифицировать и гармонизировать планирование и отчетность. В качестве примера подобного решения можно привести систему для планирования и контроля продаж нефтепродуктов, разработанную на основе технологий SAP.
Задачи и процессы
Основная цель использования системы - повысить качество и точность планирования при распределении нефтепродуктов за счет консолидации, контроля и оптимизации информации по всему downstream-блоку компании. Фактически решение связывает территориально-распределенную компанию в единое информационное целое. Где бы ни находились, например, сбытовые или логистические подразделения, их сотрудники могут работать с единой корпоративной информацией. В первую очередь система предназначена для менеджеров высшего и среднего звена, руководителей и сотрудников производственно-сбытовых и финансово-экономических служб.
Главной задачей системы является формирование и оптимизация плана распределения и реализации нефтепродуктов (баланс нефтепродуктов). При этом планирование ведется с учетом нескольких параметров – это объемы и цены реализации нефтепродуктов с 2-3-х месячным горизонтом, транспортные тарифы и прочие затраты. С помощью системы можно осуществлять планирование производственных программ НПЗ, фактических и переходящих остатков, товаров в пути и закупок у сторонних поставщиков. Помимо этого решение помогает более эффективно управлять логистическими цепочками. Сюда входит консолидация потребностей в нефтепродуктах и формирование их баланса, планирование поставок, составление графика отгрузок и транспортировок. Кроме того, возможности системы позволяют подготавливать план доходов и расходов и контролировать финансовые потоки.
Одной из главных особенностей системы является наличие BI-средств. Они помогают агрегировать информацию в едином хранилище, а затем на ее основе проводить многомерный анализ данных, моделировать и прогнозировать различные варианты развития событий, готовить аналитические и оперативные отчеты. Благодаря этому обеспечивается качественная поддержка принятия управленческих решений.
В целом система баланса нефтепродуктов обеспечивает сквозное выполнение таких бизнес-процессов, как:
- планирование потребностей в нефтепродуктах, определение объемов и цен реализации
- планирование цен поставок, транспортных тарифов и прочих затрат
- планирование ресурсов (производство, остатки, закупки и т.д.)
- консолидация, формирование и оптимизация баланса нефтепродуктов, составление графиков отгрузки
- формирование планов доходов и расходов (по компании и отдельным предприятиям)
- контроль исполнения баланса нефтепродуктов и сбор фактических данных
- консолидация и анализ информации, принятие управленческих решений.
Пример работы системы планирования и контроля продаж нефтепродуктов
Проиллюстрировать работу системы планирования и контроля продаж нефтепродуктов можно на примере нефтяной компании с вертикально-интегрированной и территориально-распределённой структурой. В ее состав входят предприятия нефтепродуктообеспечения (ПНПО) и производители нефтепродуктов – нефтеперерабатывающие заводы (НПЗ).
Рис.1 Автоматизированное рабочее место пользователя системы планирования и контроля продаж нефтепродуктов
Работа системы начинается с момента составления ПНПО планов по объемам и ценам реализации нефтепродуктов на территории регионов, за которые они отвечают (рис.2).
Рис. 2 Планирование реализации нефтепродуктов в ПНПО по различным каналам сбыта
Затем эти планы отправляются в управляющую компанию (планирование «снизу вверх»), где они автоматически консолидируются. На основе собранной информации готовятся производственные программы НПЗ, определяются цены внутренних и экспортных поставок нефтепродуктов, а также транспортные тарифы. На этом же этапе формируется баланс нефтепродуктов: количество производимых нефтепродуктов соотносится с потребностями ПНПО, а также других сбытовых и экспортных подразделений (рис.3). Балансировка может выполняться двумя способами: в ручном (экспертном) режиме или с использованием дополнительных модулей оптимизации на основе математических моделей. Далее сформированный баланс рассылается по ПНПО (планирование «сверху вниз»).
Рис.3 Сводный баланс нефтепродуктов
На следующем этапе в системе составляются планы транспортировок и графики отгрузок нефтепродуктов, а также формируются планы доходов и расходов для коммерческих служб компании. Полученный баланс нефтепродуктов выгружается в учетную ERP-систему – это дает возможность в дальнейшем четко контролировать отгрузки (рис. 4).
Рис. 4 Контроль исполнения графиков отгрузки
На заключительном этапе плановая и фактическая информация о поставках нефтепродуктов и финансовых потоках поступает в единое хранилище данных для проведения многомерного анализа. Пользователям доступно большое количество преднастроенных аналитических и оперативных отчетов. Дополнительно система дает возможности для создания кастомизированных отчетов, в полной мере отражающих специфику той или иной компании.
Помимо этого система позволяет получать плановые объемы поступления денежных средств (план доходов по статьям доходов), а так же извлекать из ERP-системы данные о фактических поступлениях денежных средств. Это позволяет проводить любой план/факт анализ или проанализировать структуру доходов компании.
Для помощи топ-менеджменту в принятии стратегических и тактических решений в состав системы входит ряд информационных панелей с возможностью моделирования «что – если», которые наглядно показывают наиболее важные сведения. Панели помогают составить несколько вариантов развития ситуации, всесторонне проанализировать их и выбрать оптимальное решение (рис.5).
Рис. 5 Моделирование «что – если»
Стоит отметить, что на каждом этапе работы системы используется механизм статусов и отслеживания (рис.6). Он позволяет контролировать процесс, при смене статусов мгновенно рассылать по электронной почте уведомления заинтересованным участникам, а также при утверждении документов блокировать данные от изменений.
Рис.6 Система статусов и отслеживания
Результаты?
Автоматизация помогает значительно сократить трудозатраты и количество ошибок при оптимизационном планировании. В частности, благодаря использованию механизма статусов и отслеживания, многопользовательскому вводу данных и их автоматической агрегации удается сократить стоимость и сроки планирования. Практика компании EPAM Systems показывает, что максимальный эффект от применения системы достигается в компаниях, где уже внедрены ERP-решения компании SAP, а также отдельные модули SAP (например, SAP ERP, SAP SCM, SAP BW-BPS (BW-IP)). В этом случае удается значительно сэкономить ресурсы благодаря интеграции, использованию общих компонентов (оргструктуры, справочников и т.д.) и мониторингу связанных SAP-объектов.
Кроме того, применение системы позволяет добиться повышения общей эффективности компании. Основными факторами успеха являются более четкое и прозрачное планирование производства на основе планов продаж и структуры логистической сети, балансировка потребностей и производства нефтепродуктов исходя из изменений долгосрочной и краткосрочной ситуаций, а также возможность подготавливать и сравнивать несколько версий баланса и принимать на его основе выверенные решения. Экономию на логистических затратах и снижение запасов компании также можно отнести к факторам, которые обеспечивают рост эффективности. По оценкам аналитиков, внедрение подобного рода решений позволяет увеличить маржинальность продаж нефтепродуктов в среднем на $3-4 на 1 тонну. Общий эффект от внедрения системы может исчисляться десятками миллионов рублей.
Одно из главных достоинств системы - возможность для менеджеров уйти от рутинных операций по сбору данных и больше внимания уделять прогнозированию различных вариантов развития ситуации. При этом есть возможность в любой момент времени получить достоверную оперативную и аналитическую информацию в различных разрезах, которая содержится в едином хранилище корпоративных данных. В результате количество управленческих ошибок заметно сокращается, а это ключевое условие успешного бизнеса.
