Контакты

Фонд Сколково: Аутсорсинг делает нас гибкими

CNews - 28 марта 2014

Быть успешным инноватором – непросто. Но, как оказывается, обеспечить комфортные и благоприятные условия для тех, кто изобретает будущее российской ИТ-индустрии, - тоже непросто. Почему ИТ-департамент Фонда Сколково делает ставку на полный аутсорсинг, предпочитает в качестве партнеров технологичные компании и не любит экспериментировать, но готов использовать решения стартапов? Об этом в интервью порталу CNews рассказывает Михаил Берман, CIO Фонда Сколково.       

- Расскажите о структуре и задачах ИТ-департамента Фонда «Сколково». В чем заключаются основные особенности вашей деятельности?

-  Говорить много о структуре ИТ-департамента особого смысла нет: он состоит всего лишь из нескольких руководителей проектов. Все остальные специалисты – это аутсорсинг или аутстаффинг. В связи с достаточно жесткими ограничениями по численности персонала у нас нет солидного внутреннего ресурса, как это принято в корпоративных ИТ-департаментах.

Наша основная цель – это обеспечить поддержку деятельности Фонда средствами ИТ. Сложность здесь в том, что за исключением, может быть, самых крупных корпораций мне трудно подобрать аналоги Фонду с точки зрения совмещения разнообразных по своему содержанию направлений деятельности. Есть строительство, о котором знают все, и задачи последующей эксплуатации построенного. Есть работа с потенциальными и действующими участниками Сколково, в частности, рассмотрение заявок на гранты, их выдача, последующий мониторинг выполнения финансируемых проектов. Отдельный блок – это внутренние бизнес-процессы: бюджеты, договорная работа, согласования, утверждения и т.д. Вся эта специфика диктует для ИТ очень широкий спектр задач – задач с разными потребностями, разной скоростью их реализации и не всегда очевидными интеграционным аспектами. В общем, скучать нам не приходится.

- Какие технологии вы предпочитаете использовать? Есть ли какие-либо ограничения в этом плане?

- Мы стремимся построить единый интегрированный ландшафт, который сможет обслуживать все задачи Фонда. В него входят достаточно разные платформы и технологии. Классические enterprise-системы, облачные технологии, простые и традиционные решения – мы используем все. Главное для нас: решить задачи с наибольшей эффективностью. Метод технологического перфекционизма вообще сомнительный, а в нашем случае подходит совсем слабо. Немного поясню. С одной стороны, задачи у Фонда большие, с другой стороны, сама наша организация – небольшая и компактная. Использовать для задач разного класса системы одной весовой категории было бы неоправданно и избыточно затратно. Поэтому приходится все время искать нужный баланс, который позволит обеспечить целостность ИТ-ландшафта и в то же время избежать «перегибов».

- Как вы выбираете своих внешних подрядчиков? Какие критерии для вас важны?  

- Выбор осуществляется на одной очень простой основе – открытый конкурс. Других методов у нас не может быть по определению. Я никогда не считал точно, но сейчас у ИТ-департамента – несколько десятков подрядчиков, явно больше 50. Среди них есть поставщики «железа», софта, разработчики, интеграторы, саппортеры, которые оказывают поддержку прикладного и инфраструктурного уровней и другие. Под каждую закупку мы проводим тендер. Что для нас важно в подрядчике? Наличие экспертизы, опыта, отлаженной методологии работы, если хотите – внутренней культуры производства как подтверждаемой некими формальными сертификатами, так и репутацией на рынке. Разумеется, важны предложения компаний по финансам и срокам реализации проектов. Есть масса условий, которые мы выставляем на конкурс: кто предложит лучшее решение, тот и выигрывает.

Бывает, что с какими-то подрядчиками, поработав некоторое время, мы расстаемся, поскольку остаемся не вполне довольными друг другом. С другими расстаемся в хороших отношениях: проект был успешным, но он закончился, а новых задач, где этот аутсорсер мог бы стать нам хорошим партнером - нет. И, конечно, есть компании, с которыми устанавливаются долгосрочные отношения, как, например, EPAM Systems. В 2011 году они победили в конкурсе на выбор подрядчика для проекта Виртуальное Сколково, одного из ключевых для нас, хорошо себя зарекомендовали и затем стали участвовать в других наших конкурсах и инициативах.

-  Что такое Виртуальное Сколково? В чем заключался этот проект?

- Виртуальное Сколково - это веб-среда community.sk.ru, которая построена на платформе Telligent Community и объединяет внешний информационный портал, внутренний интранет-портал для наших сотрудников и сообщество для коммуникаций Фонда с участниками Сколково и участников между собой. Все, с кем взаимодействует Фонд, делятся на несколько категорий. Есть просто представители широкой общественности, кто интересуется нашей работой. Есть организации - соискатели статуса участника Сколково. Есть участники. Есть получатели грантов. Есть ключевые партнеры. В общем, аудитория очень широкая с разными потребностями - и все из них нам надо было учесть. К примеру, приоритетным функционалом для участников Сколково являлась разработка Личного кабинета, через который компания могла бы подавать заявки на соискание статуса участника, на получение грантов, получать их и предоставлять отчетность, публиковать информацию и материалы о своих проектах.

Проект фактически пионерский. Мы должны были построить среду взаимодействия инноваторов, а таких примеров даже в мировой практике, не говоря уже о России, единицы. В начале у нас не было возможности составить не то что подробное техническое задание, но даже четкое видение того, как Виртуальное Сколково должно выглядеть и функционировать. Проект часто шел методом «нащупывания» – не в смысле технологий, а в смысле выявления потребностей, которые есть и которые надо реализовать, и путей, как это сделать. Опять же внутренних заказчиков у проекта много, у каждого было свое представление, которое по мере «созревания» проекта неоднократно менялось. Из-за этого приходилось двигаться иногда очень зигзагообразным путем. Не всегда все с первого раза получалось сделать правильным образом, механизмы работы Виртуального Сколково переделывались и совершенствовались, и я думаю, что изменения еще будут продолжаться какое-то время.

- Сейчас уже можно говорить о результатах? Как бы вы их оценили?

- Мы получили те результаты, которые хотели. Во многом благодаря запуску Виртуального Сколково в 2012 году Фонду удалось привлечь к участию в Сколково почти 800 организаций и сократить сроки принятия решений о предоставлении статуса и грантов на 10-30%. Это даже лучше наших запланированных показателей. Свою роль в хороших результатах сыграл тот факт, что наш подрядчик показал себя как технологичная компания. Технологичная – в том смысле, что у нее есть наработанные и отлаженные методологии и технологии ведения разработки, поддержки, проверки качества ПО, а это для нас очень важно. В России очень многие внедренческие компании провозглашают, что они владеют соответствующими методологиями реализации ИТ-проектов или разработки ИТ-решений – и компании действительно эти методологии знают. Но во многих случаях они им либо вообще не следуют, либо следуют весьма условно. EPAM в этом смысле выгодно отличается на общем фоне именно такой отлаженной технологичностью: она владеет методологиями и следует им достаточно жестко. Иногда это их качество даже вызывает раздражение на эмоциональном уровне, но именно следование технологии обеспечивает достижение прогнозируемого результата в заложенные сроки и бюджеты.

- Вы говорили о создании Виртуального Сколково как об очень сложной и нестандартной задаче. Насколько этими же словами можно охарактеризовать ваши другие проекты в сфере ИТ?

- Они, возможно, более стандартны, но от этого не стали менее сложными. Например, есть целый пакет проектов, который мы реализуем также с EPAM и который связан с автоматизацией внутренних бизнес-процессов в Фонде на основе технологий OpenText. Проекты стартуют по мере созревания потребностей, постановки задач, их административного и бюджетного одобрения; у них совершенно разные внутренние заказчики, разные сроки и трудоемкость реализации. В рамках этого пакета одна из самых крупных и значимых задач среди текущих - это автоматизация грантового процесса. Сюда входит подача заявок на получение грантов, их рассмотрение, экспертиза с привлечением внешних по отношению к Фонду экспертов из России и из-за рубежа, которые выбираются случайным образом из нашего пула экспертов, и, конечно, принятие решения о предоставлении или не предоставлении финансирования. Этот процесс реально сложный, поскольку касается выделения государственных денег, за которыми, естественно, ведется очень жесткий и пристальный контроль. Сейчас разработанное решение проходит тестирование у внутреннего заказчика, так что мы надеемся в ближайшее время завершить этот проект.

Другая задача в рамках того же пакета проектов, которая запускается в опытно-промышленную эксплуатацию, - это автоматизация договорной деятельности внутри Фонда, заказчиками которой выступают совсем иные, чем в случае с грантами, подразделения. Фонд заключает очень много договоров: какие-то из них поточные (например, с экспертами), какие-то более индивидуальные. Каждый из договоров проходит массу проверок со стороны юридических, финансовых и других контролирующих подразделений. Практика согласования, хотя и жестко регламентирована, длится порой очень долго, поскольку далеко не всегда грамотно составлена первичная документация, а позиции согласующих сторон зачастую не согласованы между собой. Автоматизация позволит весь процесс привести в более приемлемый порядок. 

Наконец, еще бы хотелось сказать о разработке системы для соискателей. Соискатели – это в первую очередь вольные стартапы, которые хотят стать участниками проекта Сколково, получить установленные законом льготы и преференции и возможность для реализации своих идей. Соискателями могут быть и компании, существующие на рынке не один день. Главное – чтобы они соответствовали критериям отбора, в первую очередь по инновационности и перспективности с точки зрения коммерциализации своих разработок. Также как и в случае с грантами, этот процесс охватывает пользователей и внутри Фонда, и за его пределами. Сейчас мы реализовали возможность подать всю необходимую документацию для регистрации в качестве участника Сколково через портал Виртуального Сколково.

- Как вы выстраиваете взаимодействие со своими подрядчиками – аутсорсинговыми компаниями?

- Ничего необычного: велосипедов мы не изобретаем. Есть нормальные отношения «заказчик – исполнитель», руководитель проекта с стороны подрядчика и со стороны заказчика, технические задания, планы проектов, методики проведения приемочных испытаний – в общем, все, что необходимо для успешной реализации проектов. Каких-то сногсшибательных вещей мы не придумываем. На самом деле сам Фонд и мы, ИТ-подразделение, как его часть, не являемся инноваторами. Наоборот, мы стараемся использовать те технологии, решения или средства, которые уже хорошо себя зарекомендовали. Вопреки распространенному мнению, денег у нас совсем не «немеряно», и нам надо, чтобы все работало хорошо и по возможности с минимальными затратами. Если бы мы хотели изобретать или экспериментировать, то мы бы стали одним из участников Сколково. Но наша задача в другом – сделать так, чтобы нашим участникам было комфортно изобретать.

- Есть ли среди ваших внешних подрядчиков ИТ-стартапы — участники Сколково? Используются ли разработанные ими сервисы?

- Да, точечно используем. Жесткого императива, что мы обязаны это делать, у нас нет. Но когда мы видим, что наши участники могут где-то помочь, то почему бы и нет? Сейчас, например, разговариваем с одним из стартапов по ИТ-обеспечению конференции под названием Startup Village, которая будет проходить в начале июня на территории инновационного центра. Представьте себе достаточно ограниченную площадку, где будет одновременно находиться порядка пяти тысяч человек, каждый из которых использует какой-то гаджет и хочет постоянно иметь широкополосный доступ в Интернет через Wi-Fi. Причем на площадке все эти люди будут распределены, естественно, неравномерно и пользоваться Интернетом они также будут совершенно неравномерно с точки зрения времени. Обычно обеспечить на массовом мероприятии Wi-Fi с приличным качеством помогают так называемые стадионные системы, но их стоимость весьма высока. Один из наших стартапов предлагает менее дорогое решение, которое позволяет динамически перераспределять нагрузку между точками доступа Wi-Fi в подобных ситуациях. С высокой долей вероятности мы им воспользуемся.    

- В целом как вы считаете, ваша ставка на полный аутсорсинг оправдана? Насколько эта стратегия эффективна и нет ли желания попробовать ее изменить?

-  С этим вопросом я много раз сталкивался в практической деятельности. На него в принципе нет однозначного ответа. Как в принципе невозможно дать единую оценку нашим аутсорсерам: эффективность бывает разной. С той же компанией EPAM Systems у нас возникают порой трения и споры – работа есть работа, но в целом получается неплохо, результаты достигаются и с разъяренными лицами мы друг на друга не кидаемся. С другой стороны, у нас бывали случаи, когда различные подрядчики нас подводили, и уже по ходу проекта приходилось искать кого-то на замену.

Но в принципе в нашей ситуации и на данном этапе развития Фонда, мне кажется, такой выбор в пользу аутсорсинга оправдан. Здесь есть свои плюсы и минусы. Фонд Сколково – это очень динамичная организация. У нас нет более-менее стабильного регулярного бизнеса, как у производственной или финансовой компании, постоянно происходят изменения. Аутсорсинг дает нам возможность быть более гибкими и быстрее подстраиваться под эту динамику. И это плюс. Минус, как ни парадоксально это звучит, в том, что аутсорсинг при этом несколько ограничивает гибкость. Мы получаем больше свободы с точки зрения привлечения специалистов с разными технологическими компетенциями, опытом и знаниями и не обязаны держать весь этот пул у себя в штате. Но в то же время у нас есть жесткие договорные отношения с подрядчиками, и в некоторых ситуациях это накладывает больше ограничений на нас, чем если бы речь шла о собственном персонале. Тем не менее я вижу, что сейчас наш подход эффективней, чем содержание собственного, достаточно значительного штата специалистов, даже если бы мы могли его содержать. Будет ли такой выбор оправдан в более отдаленной перспективе? Поживем – увидим.

Оригинал публикации