Контакты

Создание единой системы управления нормативно-справочной информацией: подходы, технологии, этапы и результаты

Журнал «Газовая промышленность» - 1 августа 2009 - Дмитрий Коновал, EPAM

Создание единой для всего предприятия системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ) относится к числу задач, без решения которых вести учет и осуществлять контроль производственных процессов практически невозможно. С помощью подобной системы обеспечивается использование корректных и актуальных справочных данных, устраняется несогласованность в действиях различных подразделений и упрощается формирование консолидированной отчетности.

Обычно под НСИ понимают совокупность справочников, стандартов, нормативных документов. С их помощью описываются и классифицируются данные, необходимые для выполнения бизнес-процессов, регламентируется деятельность предприятия.

Сегодня для компаний нефтегазового комплекса (НГК), большинство из которых обладает сложной и распределенной структурой, типична ситуация, когда в центральном офисе и в филиалах применяются разнородные локальные справочники, классификаторы и регламенты, не связанные друг с другом (часто даже в рамках одного подразделения). На практике это означает, что крайне затруднен обмен данными между отдельными подразделениями: их информационные системы фактически «не понимают» друг друга, так как зачастую оперируют различными названиями для одних и тех же объектов. Например, невозможно оперативно оплатить счет контрагента за поставленные материалы, который поступил от регионального филиала, если в информационной финансовой системе центрального офиса используется другое наименование этого контрагента. Из-за различий в описании материалов могут возникнуть сложности при их регистрации на складе (и в соответствующей системе). Далее появляются проблемы при использовании закупленных материалов в производстве, если производственная система оперирует другими наименованиями и т.д.

В результате возникает несогласованность действий подразделений при выполнении общих для них бизнес-процессов, а это влечет за собой значительные временные и финансовые затраты. Крайне затрудняется ведение консолидированного учета, формирование соответствующей финансовой и управленческой отчетности в масштабах всего предприятия.

Еще одной проблемой, связанной с отсутствием единой системы НСИ, можно назвать снижение эффективности решения целого ряда инженерно-технических и управленческих задач из-за использования устаревшей НСИ. Дело в том, что когда базы НСИ разрозненны и распределены по нескольким филиалам или подразделениям, их поддержание в актуальном состоянии становится весьма сложным процессом, на выполнение которого может просто не хватать ресурсов. Кроме того, не всегда у филиала есть возможность оперативно обратиться к нужному справочнику или стандарту, если он ведется в другом структурном подразделении и, соответственно, в другой информационной системе.

При значительном количестве ИТ-приложений или территориально-распределенной структуре для ведения и актуализации НСИ требуется создание специальной автоматизированной системы (АС). Ее разработка станет одним из элементов создания на предприятии единого информационного пространства. Во всех АС, независимо от того, где они находятся, будут использоваться единые наименования объектов, а работа подразделений и филиалов станет основываться на общих регламентах, правилах, процедурах.

Создание автоматизированной системы управления НСИ происходит в несколько этапов: анализ состава НСИ и процессов ее ведения, выбор архитектуры автоматизированной системы, оценка стоимости ее создания, разработка и поддержка.

Анализ НСИ

К основным видам НСИ относятся: справочники, классификаторы и нормативные документы. Состав НСИ приведен на рис.1.

Рис. 1. Типовой состав НСИ

Одним из первых шагов организации ведения НСИ является создание реестра, где детально описываются все использующиеся на предприятии виды НСИ. Например, для регламентов должны быть указаны такие характеристики, как название, ответственный специалист, дата введения, рассматриваемые объекты, подразделения, на которые распространяется действие регламента, связанные классификаторы и справочники.

Кроме того, необходимо установить связи между различными видами НСИ, определить состав содержащейся в них информации, обозначить, в каких системах ведется работа с данными (источники информации) и для каких бизнес-процессов необходимо их использование (потребители информации).

Подобный анализ позволяет выбрать модели ведения НСИ по всем функциональным направлениям, разработать регламенты работы при изменении или удалении данных (к примеру, понять, с какими подразделениями должны быть согласованы изменения), а также выявить случаи дублирования информации.Так, на одном из предприятий было установлено, что в отдельных подразделениях ведутся и используются собственные классификаторы и справочники, которые в точности повторяют содержание материалов НСИ, поддерживаемых централизованно. Например, локальные «Справочник дебиторов», «Справочник кредиторов» по содержанию дублировали общий «Справочник контрагентов». Вместо использования общего «Справочника филиалов и структурных подразделений» применялись собственные «Справочник обособленных подразделений» и «Классификатор филиалов и обособленных подразделений». В результате происходила трата ресурсов на поддержание нескольких видов НСИ, которые содержали одни и те же данные.

На основе анализа реестра нормативно-справочной информации и данных о связях между различными видами НСИ, а также с учетом структуры и специфики деятельности предприятия формируются основные функциональные требования к будущей АС:

  • возможность централизованного управления справочниками, классификаторами и другими документами;
  • возможность централизованного контроля всех нормативно-справочных данных (при хранении, использовании или изменении);
  • поддержка централизованного и распределенного (если это необходимо) ведения НСИ;
  • хранение актуальных и исторических данных в центральном офисе и в филиалах, обеспечение оперативного доступа к ним;
  • автоматическая синхронизация нормативно-справочной информации между элементами системы в различных подразделениях или филиалах (если необходимо);
  • возможность изменения состава справочников, их структуры без модернизации программного кода системы.

Создание автоматизированной системы управления НСИ происходит в несколько этапов: анализ состава НСИ и процессов ее ведения, выбор архитектуры автоматизированной системы, оценка стоимости ее создания, разработка и поддержка.

Выбор архитектуры и оценка стоимости создания автоматизированной системы управления НСИ

Архитектуру системы управления НСИ можно выбрать с помощью функционально-стоимостного анализа. Это метод, при котором определяется оптимальное соотношение важных для пользователя характеристик, свойств, функций системы и затрат на их реализацию.

Применительно к НСИ использование метода функционально-стоимостного анализа означает, что для каждого вида НСИ определяются:

  • перечень и количество бизнес-процессов, для которых необходимо его использование;
  • «полезность» данного вида НСИ (в разрезе функциональных направлений);
  • объем затрат, которые связаны с его созданием, ведением и актуализацией.

Финансовые затраты определяются с учетом стоимости разработки и внедрения ИТ-приложений, закупки программно-аппаратного обеспечения, необходимого для создания и использования системы НСИ, а также с учетом расходов на персонал, который будет заниматься обслуживанием системы (обучение, оборудование рабочих мест, заработная плата и т.д.). Во внимание надо принять и косвенные затраты, которые появляются, если не обеспечен контроль над ведением и поддержкой НСИ, внесением изменений в справочники. Например, это может быть стоимость устранения неверно введенной записи в классификатор или справочник. Для дублированных записей в справочнике материалов цена подобной ошибки равна стоимости излишних запасов на складе.

Стоит отметить, что метод функционально-стоимостного анализа также используется для снижения стоимости и повышения качества бизнес-процессов, связанных с работой с НСИ. Для этого формируется список выполняемых функций по ведению, поддержке, актуализации данных с ранжированием по стоимости, трудоемкости или времени. Принимаются меры для снижения стоимости или времени выполнения наиболее «дорогих» или «длительных» функций. Устраняются ненужные или дублирующие друг друга операции и затем перераспределяются ресурсы, которые освободились за счет произведенных изменений.

На основе полученных данных определяется архитектура системы НСИ — централизованная или децентрализованная. Выбор централизованной схемы позволит, например, значительно повысить качество предоставляемой информации, что крайне важно для ключевых бизнес-процессов предприятия. Однако стоимость этого варианта может быть выше, чем стоимость противоположного.

Для многих предприятий нефтегазового комплекса характерна архитектура ведения и распространения НСИ, представленная на рис.2.

Архитектура ведения и распространения НСИ, типовая для предприятий НГК

Рис. 2. Архитектура ведения и распространения НСИ, типовая для предприятий НГК

При таком варианте централизованно ведется основная база НСИ, а ее локальные базы фактически остаются доступными только для тех подразделений или филиалов, где они используются. Поскольку актуализация не может быть проведена в автоматическом режиме, рассылка обновленных справочников и других нормативно-справочных документов проводится по электронной почте и вручную добавляется в информационные системы. Поэтому практически невозможно отслеживать сделанные изменения и получать обратную связь (анализировать требования к НСИ, которые предъявляются пользователями). Это приводит к несогласованным действиям подразделений и сбоям при выполнении бизнес-процессов.

Более эффективным является вариант, при котором создается система с многоузловой архитектурой. Что это означает?

В состав АС НСИ включаются центральный узел и подчиненные узлы. Организационно центральный узел располагается в головном офисе предприятия, а подчиненные — в его региональных филиалах или подразделениях. Таким образом, система выстраивается по территориально-распределенному принципу в соответствии со структурой предприятия. Каждый узел может взаимодействовать с поставщиками, инициаторами изменений или потребителями НСИ. Все узлы связаны между собой через различные виды телекоммуникаций, что позволяет проводить оперативный обмен данными и их синхронизацию в автоматическом режиме. Схема такой системы приведена на рис.3.

Рис. 3. Схема системы НСИ с многоуровневой архитектурой, рекомендуемая для НГК

Фактически каждый узел является мини-автоматизированной системой по ведению НСИ и предоставляет необходимые данные для всех ИТ-приложений, которые используются в этом подразделении (рис. 4). Распространение информации по всей системе и поддержание базы НСИ в актуальном состоянии обеспечивается за счет автоматического обмена данными между узлами.

Архитектура типового узла

Рис. 4. Архитектура типового узла

Выбор подобной архитектуры дает возможность воспользоваться преимуществами централизованного ведения НСИ (все справочники ведутся в единой системе) и в то же время распределить связанную с этим процессом нагрузку по нескольким подразделениям (узлы единой системы расположены не только в центральном офисе предприятия, но и в региональных филиалах). Кроме того, при таком подходе система настраивается под уже использующуюся на предприятии технологию ведения НСИ и одновременно позволяет плавно реорганизовать ее для повышения эффективности. Это приводит к уменьшению затрат и рисков, которые возникают при внедрении единой системы НСИ.

Система позволяет автоматически отслеживать выполнение операций по ведению НСИ и в случае необходимости принимать решения о перераспределении ресурсов, задействованных в этом процессе. Еще одно преимущество — возможность привязать изменения в справочниках к соответствующим нормативным документам и тем самым обосновать необходимость подобных корректировок. Обеспечивается контроль изменений в связанных справочниках, что минимизирует риск рассогласования информации. Кроме того, система не позволяет вводить или модифицировать информацию без авторизации. Это означает, что всегда известно, кто из специалистов и когда внес те или иные данные в справочники или другие документы.

Обновление одного и того же справочника может проводиться на разных узлах — таким образом организуется распределенное ведение НСИ. При этом возможно разделение прав доступа для выполнения этого действия (если ответственным за ведение справочника является один узел, то изменения, проведенные на других узлах, сначала получат статус временных). Все сделанные корректировки оперативно тиражируются по всей системе, при этом передается только та часть данных, которая подверглась изменению. В результате значительно минимизируется межузловой трафик. Стоит отметить, что связь между узлами может быть организована с использованием практически любых средств и каналов, что не требует специальных инвестиций в развитие телекоммуникаций.

Разработка и поддержка

После определения архитектуры будущей системы начинается ее непосредственное внедрение: разработка, установка и конфигурирование центрального узла. Затем в систему заносятся справочники, классификаторы, нормативные документы и другие аналогичные данные из различных источников. Проводится настройка процессов ведения НСИ с учетом технологий, которые применяются на предприятии. Далее система интегрируется с используемыми ИТ-приложениями. И, наконец, на заключительном этапе созданная структура тиражируется в филиалы и подразделения предприятия: формируются региональные узлы.

Важным вопросом при реализации проекта является формирование отдела НСИ, задачей которого станет обеспечение единства и актуальности всех видов НСИ. Участие специалистов необходимо уже на этапах разработки и развертывания АС НСИ: в их функции будет входить координация работ по созданию, внедрению и ведению единых информационных справочников и классификаторов (например, «Справочник структурных подразделений», «Справочник технологических объектов», «Справочник основных фондов» и т.д.).

Кроме того, деятельность отдела НСИ будет связана с ведением корпоративных справочников, контролем над применением общероссийских и отраслевых классификаторов, разработкой и ведением реестра справочников, а также с взаимодействием с внешними организациями (Федеральное агентство по метрологии, Госстрой) по вопросам применения НСИ. Еще одно направление деятельности — создание хранилища данных для приказов, распоряжений и других аналогичных документов.

Дополнительно отдел выполняет задачи сопровождения и развития единой системы НСИ. В число основных вопросов входит: разработка технологических и операционных инструкций для пользователей и специалистов, ответственных за ведение НСИ; организация их обучения; разработка перспективных и текущих планов развития системы НСИ. Наконец, отдел НСИ взаимодействует с другими предприятиями, входящими в тот же холдинг, по вопросам совместного ведения справочников (если есть такая необходимость).

Что в результате?

Создание единой автоматизированной системы позволит значительно сократить затраты на ведение НСИ. Централизованная поддержка и актуализация справочников является гораздо более экономным вариантом для предприятия, чем их ведение в нескольких, не связанных между собой информационных системах.

В дальнейшем это также даст эффект, выраженный в экономии средств на внедрение новых информационных систем. Наличие адекватной базы НСИ и возможность предварительной подготовки необходимых справочников приведут к уменьшению финансовой нагрузки на предприятие в связи с реализацией других ИТ-проектов.

Использование единой системы НСИ приведет к улучшению качества справочной информации — данные будут полными, актуальными и непротиворечивыми. В итоге снизится объем возможных финансовых потерь предприятия, вызванных использованием устаревшей или неполной информации.

Наконец, применение единой системы НСИ будет способствовать созданию на предприятии единого информационного пространства. Появится возможность оперативного обмена данными между различными автоматизированными системами, что позволит обеспечить согласованную работу всех структур предприятия.

Оригинал публикации