Контакты

Антикризисный инструмент для HR-отделов

Планета HR - 27 мая 2009 - Владимир Тыманович, EPAM

Кризис ставит перед HR-отделом новые задачи и заставляет пересматривать прежние технологии работы. С одной стороны, значительно сокращаются функции, связанные с подбором и адаптацией новых сотрудников, проведением различных корпоративных мероприятий. С другой — добавляются обязанности по выполнению антикризисных программ, оптимизации численности персонала, разъяснению непопулярных мер и изменений, происходящих в компании (например, уменьшения заработной платы). Кроме того, HR-специалистам надо отстаивать и собственное право на существование, ведь у многих руководителей возникает мысль сократить расходы именно за счет их увольнения.

Такое решение, конечно, не вполне оправданно, поскольку в кризисное время специалисты по работе с персоналом особенно нужны. Как же обеспечить эффективность работы HR-отдела и при этом дать компании реальную возможность экономить ресурсы? Одним из вариантов может стать использование корпоративного портала — специального внутреннего сайта компании, с помощью которого ее сотрудники получают доступ к различным информационным ресурсам, программным приложениям и сервисам. Этот управленческий инструмент известен компаниям, однако на его возможностях для управления персоналом в условиях кризиса стоит остановиться подробнее.

Вместо нескольких программ — один портал

При выполнении своих функций (ведение информации о сотрудниках, подбор персонала, табельный учет и т.д.) HR-отделы, как правило, используют специальное программное обеспечение. Его клиентские приложения устанавливаются на каждом рабочем месте HR-специалистов. Для компании это весьма дорогостоящий проект, так как затрат требует не только внедрение программного обеспечения, но и его последующая поддержка (например, установка обновлений в связи с изменениями в кадровом законодательстве, которые происходят достаточно часто).

Сейчас набирающей популярность практикой является обеспечение доступа к автоматизированной системе управления персоналом через корпоративный портал. Что это означает? Доступ к ресурсам и функциям системы для HR-сотрудников обеспечивается за счет обычного web-браузера. Зайдя с его помощью на портал и пройдя авторизацию, они получают возможность работать с необходимыми данными и выполнять свои обязанности. Такой вариант позволяет отказаться от необходимости тратить солидные финансовые средства на сопровождение и развитие клиентских приложений. В условиях кризиса уменьшение этой статьи затрат станет большим плюсом для компании.

Другим преимуществом является экономия времени HR-специалистов. Интеграция портала с HR-системой позволяет избежать многократного ввода данных: об изменениях в структуре отделов, появлении новых сотрудников, увольнениях, вакансиях т.д. Достаточно один раз занести всю информацию в систему и опубликовать ее на портале — и она автоматически становится доступной для всех подключенных к порталу пользователей. Пропадает необходимость использовать дополнительные программы, например, для рассылки нужных сведений всем сотрудникам. Эта возможность особенно актуальна для компаний, имеющих территориально-распределенную структуру, так как корпоративный портал "не имеет границ": доступ к нему возможен из любого, даже очень удаленного подразделения.

Какие еще актуальные в условиях кризисного времени функции могут выполняться с помощью портала?

Информирование

Первая и наиболее очевидная задача, для решения которой можно использовать портал, — это оптимизация потоков информации и разъяснение всем сотрудникам официальной позиции компании. Последствием кризиса является не только ухудшение финансово-экономических условий, но и негативная эмоциональная обстановка, которая складывается внутри компании. Нередко персонал просто не знает, чем вызвано принятие тех или иных антикризисных мер, какие цели поставлены на ближайшее время, почему увольняют сотрудников и в то же время набирают новых и т.д. Отсутствие четкой и достоверной информации на фоне пессимистичных новостей из внешней среды, слухах о сокращениях, уменьшении заработной платы зачастую приводит к снижению эффективности работы сотрудников.

Портал по праву относится к числу тех инструментов, с помощью которых HR-отдел способен вести внутренний антикризисный пиар. На портале могут оперативно размещаться новости о событиях в компании, информация обо всех происходящих изменениях, публиковаться официальные документы (приказы, распоряжения). С его помощью возможна организация обратной связи с сотрудниками (например, ответы кого-либо из руководителей на их вопросы). В результате это позволит поддерживать корпоративный дух и нормальную рабочую обстановку даже в тяжелое с психологической точки зрения время.

Глобальный смотр и индивидуальная оценка

Одной из наиболее популярных антикризисных мер сейчас является реорганизация работы подразделений или компании в целом. Чтобы сделать это максимально продуктивно, необходимо четко представлять организационную структуру компании, знать функции, которые выполняются каждым подразделением и отдельными сотрудниками. Такие данные есть в HR-системе, однако информация, как правило, хранится в неудобном для восприятия и анализа виде. Задача серьезно осложняется, если в филиалах компании используются собственные ИТ-приложения, так как в этом случае требуется еще и провести консолидацию нужных сведений.

При использовании портала данные из HR-системы выводятся на него в наглядном и удобном виде. Зайдя на портале в раздел, который часто называют «Справочник сотрудников», можно посмотреть структуру компании, горизонтальные и вертикальные связи между подразделениями, легко найти любой отдел, понять, кто за какие функции отвечает. В этом разделе есть возможность указать не только личные данные специалистов компании, круг их обязанностей, сведения об образовании и другие стандартные параметры, но и привести дополнительную информацию (например, опыт участия в различных проектах). Тем самым фактически в компании создается база знаний о сотрудниках, где содержится подробная информация о каждом из них. Ее наличие позволяет HR-отделу и топ-менеджерам принимать обоснованные решения о реорганизации, передаче функций от одного отдела другому с учетом квалификации их сотрудников.

Подобная база знаний необходима и для принятия решений о сокращении персонала. Здесь необходимо учитывать все факторы — срок работы сотрудника в компании, спектр его обязанностей, квалификацию, опыт, размер заработной платы и другие. Просмотр, сравнение и анализ данных о сотрудниках позволит выбрать наиболее оптимальных кандидатов на увольнение с точки зрения минимизации возможных потерь для компании и поставленных перед ней задач и целей.

Кроме того, даже в кризис существует потребность подыскивать людей на открывшиеся вакансии. Прежде чем размещать информацию во внешней среде, стоит присмотреться к своим сотрудникам, однако в компаниях с несколькими филиалами, территориально-распределенной структурой крайне трудно оценить имеющийся кадровый потенциал. При использовании портала, задав определенные критерии для поиска в базе знаний, можно оперативно получить список всех специалистов, которые по квалификации, опыту, знаниям способны претендовать на открытую вакансию. Возможно, имеет смысл отправить кого-то из них на дополнительные курсы и повысить в должности. Это займет меньше времени, чем поиск сотрудника «на стороне» и в итоге обойдется дешевле. Разумеется, такой подход положительно скажется на имидже компании — работающие в ней люди будут знать, что карьерный рост реален даже в условиях кризиса.

Подбор участников и контроль выполнения проектов

Информация о навыках и опыте сотрудников позволяет руководству компании оптимально подбирать группы для выполнения различных проектов. За счет обращения к базе знаний формируется список сотрудников, компетентных в затрагиваемых областях. Поставить перед ними задачи и определить сроки их реализации также можно непосредственно на портале.

Для каждого проекта на портале создается специальный раздел — проектный офис, где сотрудники общаются между собой, отчитываются, публикуют различные документы. Открыв его, руководитель или куратор группы сразу получает всю оперативную информацию о ходе работ и соблюдении сроков. Такой контроль помогает вовремя принимать решения по проекту, не допускать его срыва или остановки. И, как следствие, — избежать финансовых потерь.

Самообслуживание сотрудников

Еще одна функция портала — возможность организации личных страничек сотрудников, где будет доступна вся кадровая и финансовая информация, которая касается их. Например, количество в текущем месяце больничных дней, отгулов, командировок, размер начисленной в итоге заработной платы, премии и т.д. Если компания оплачивает счета сотрудников за мобильную связь, на портал также можно выводить и эти суммы: объем разговоров, превышение ежемесячного лимита и т.д.

В результате все денежные расчеты компании с сотрудниками станут прозрачными и понятными, что избавит HR-отдел от лишних вопросов и позволит значительно сэкономить время его специалистов.

Информационный анализ

Наконец, важная задача HR-специалистов в период кризиса — регулярный мониторинг и анализ ситуации с персоналом по таким параметрам, как текучесть, укомплектованность, объем затрат на содержание. Эти данные обычно хранятся в автоматизированной HR-системе. Ее интеграция с порталом позволит не только быстро подготовить аналитическую отчетность, но предоставить соответствующую информацию заинтересованным лицам — руководителям компании.

Например, основываясь на хранящихся в системе сведениях, можно вычислить средний срок работы в компании всех сотрудников или отдельных групп, проанализировать, как растут или уменьшаются затраты на персонал в течение года. На основе полученных данных можно сделать вывод, насколько эффективно идет работа с персоналом, верна ли политика компании в этом направлении в условиях кризиса и по каким параметрам ее необходимо изменить.

И последнее…

Кризис — это не повод впадать в панику, рвать волосы на голове и опускать руки. Его положительное свойство заключается в том, что он дает возможность HR-отделу взять инициативу на себя, провести серьезную диагностику текущей ситуации по управлению персоналом, попробовать применить новые инструменты (такие, как портал) и переосмыслить прежние технологии работы. Это позволит вести грамотную кадровую политику, сохранить ключевых для компании сотрудников, снизить расходы на поддержку своей деятельности — и тем самым лишний раз доказать свою эффективность и необходимость руководству компании.

Оригинал публикации