Контакты

Управление проектами капитального строительства

Строительная орбита - 20 ноября 2008 - Владимир Тельпиз, EPAM

Нет такого игрока на российском строительном рынке, который мог бы сказать: «Управлять капитальным строительством? Да это просто!». Каждый участник проекта, будь то заказчик, застройщик, проектировщик или субподрядчик, имеет свои специфические задачи и связанные с ними сложности. Но цель, по-прежнему, у всех одна — наладить эффективную работу и построить прибыльный бизнес.

Сегодня уже никто не сомневается, что важную роль в достижении этого играет хорошо отлаженная система управления. Причем на смену техническому управлению сейчас приходит комплексный подход, предполагающий сопровождение проектов в целом, на всех стадиях. Такой подход в основном интересен крупным компаниям, где требуются управленческие меры соответствующего масштаба. Комплексная система предлагает решения для актуальных проблем проектов КС и позволяет вести дела на новых уровнях — тактическом и стратегическом.

Сама идея комплексного подхода к управлению проектами популярна сейчас не только в строительной отрасли, таким решением активно интересуются логистические, нефтедобывающие и другие компании, чья деятельность связана с высокими затратами, рисками и длительными проектами. Попытки создать такие программы именно для сферы капитального строительства предпринимают как крупные ИТ-вендоры — SAP, Microsoft, Oracle, так и компании, занимающиеся внедрением корпоративных систем управления — EPAM Systems, «Ланит», «Галактика». Их разработки привлекают внимание игроков строительного рынка, т.к. направлены на решение ряда управленческих проблем, которые до этого не способны были «сдвинуть с места» ни меры, предпринимаемые руководителями, ни программы, разработанные для контроля отдельных этапов строительства — планирования, ведения сетевых графиков, управления ресурсами. Но, вместе с тем, такой подход вызывает ряд вопросов, в основном связанных со спецификой КС. Сможет ли комплексное решение объединить все участки строительной деятельности? Как это будет работать? Мы попытаемся в статье ответить на эти вопросы и рассмотрим несколько примеров применения этих систем на практике.

На каждом этапе

Прежде всего, необходимо разобраться, зачем вообще строительной отрасли нужны такие решения. Каким образом они способны повысить качество управления капстроем? По отзывам самих участников рынка, наибольшие трудности в ходе проекта вызывают такие процессы, как:

  • детализированное планирование бюджета;
  • получение информации о затратах компании (в финансовом и натуральном выражении) и распределении ресурсов по проектам (людских и материальных);
  • расчет затрат, расходов, себестоимости и издержек, контроль операционных бюджетов и анализ причин отклонения фактического хода строительства от плана.

Основными причинами, влекущими за собой появление этих проблем, считают недостаток информации о ходе проекта и отсутствие координации между его участниками. Что может изменить комплексный подход к управлению?

Самое главное, что в компании появляется единый инструмент для управления всеми видами ресурсов и всеми стадиями проекта — от создания графика строительства до ввода объекта в эксплуатацию, — при этом вся необходимая информация всегда под рукой. В комплексной системе участники проекта могут координировать свои действия — делать структурный план, сетевой график, рассчитывать бюджет, затраты, поставки МРТ. При необходимости можно смоделировать несколько версий планов, отличающихся по ресурсам, срокам выполнения и т.д. Далее, когда проект начинается, руководители контролируют динамику различных показателей и их отклонение от плана. Еще один важный участок управленческой деятельности, который охватывает комплексное решение — создание отчетов (например, об освоении средств, план-факт анализ затрат, закупок, поставок и платежей и т.д.).

Из приведенных примеров видно, что функционал системы позволяет на всех стадиях проекта решать задачи различного уровня сложности, начиная от автоматизации некоторых простых действий до создания аналитических отчетов. В результате работа становится более четкой и отлаженной, а значит более эффективной. Полный функционал системы и задачи, решаемые с ее помощью, показаны на рис.1.

Рис.1. Функционал и решаемые задачи

Примеры из практики

Финансово-строительная компания столкнулась с трудностью дальнейшего эффективного расширения бизнеса — невозможно было браться за новые проекты, не наладив систему планирования и контроля выполнения по уже имеющимся. Основные трудности были связаны с детализацией этапов графика строительства, формированием бюджета, расчетом затрат и расходов.

Достоинство комплексного решения для данного предприятия заключалось в том, что все цифры и факты по проектам консолидировались в одной системе. Благодаря такому объединению информации стало возможно наладить процессы планирования, контроля хода строительства и получения отчетности. По каждому проекту график создавался совместно всеми участниками. Результаты отображались на портале, куда имели доступ все заинтересованные лица. Это помогало оперативно вносить изменения и существенно сокращало время на составление планов. Программа предусматривала все возможные виды планирования: людских и материально-технических ресурсов, платежей, сроков исполнения. Размещение информации на портале обеспечивало максимальную прозрачность всех данных и операций по проекту.

Система помогала автоматически отслеживать исполнение сроков, статусов, затрат, платежей, а также производила контроль отклонения бюджета. Это помогло отрегулировать процесс движения финансов.

Еще одной задачей, которую удалось решить, было получение отчетов и аналитических данных о ходе строительства, в частности:

  • план-факт анализ по отдельным проектам (проводился по выбранным параметрам — по срокам исполнения работ, объемам выполненных работ и проч.);
  • консолидированной отчетности по всем проектам по затратам и движению денежных средств (расчетов, затрат, расходов, себестоимости и издержек);
  • анализ производственной деятельности (отражение фактических данных по основным показателям).

Отчеты, точно также как и планы, формировались на портале и были доступны всем заинтересованным в них сотрудникам, кроме этого они рассылались по e-mail. Таким образом, руководство компании получало оперативную информацию о ходе строительства и обеспечивало себе поддержку при принятии управленческих решений. В итоге, наличие полной информации о состоянии проектов и четкой системы работ по ним, позволило компании увеличить число заказов и расширить сферу деятельности.

Другой пример — история крупного холдинга, одним из направлений деятельности которого было строительство, в основном, объектов для собственного пользования. В компании долго не могли решить проблему учета материально-технических ресурсов. Трудности были связаны с регулированием затрат на них, планированием освоения, хранением и контролем передвижения по объектам. Количество необходимых ресурсов часто не совпадало с запланированным; материалов либо не хватало, либо они простаивали на складах. Еще одной проблемой было упорядочивание отношений с многочисленными поставщиками и подрядчиками. Необходимо было систематизировать огромный поток документации, приходящей от них и направляющейся обратно.

В первую очередь, с помощью комплексного решения по управлению капитальным строительством был налажен контроль операций по закупкам, продажам и движению материальных ценностей от центральных складов по проектам. Все изменения по движению ресурсов отображались на портале, участники процесса вносили туда необходимую информацию. Таким образом, контроль движения ресурсов и учет на складах осуществлялся в режиме on-line. Еще одним удобным сервисом стала автоматизация прохождения заявок и заказов на материалы от внутренних подразделений и внешних подрядчиков. Такие нововведения сделали прозрачными все операции по закупкам и продажам, и у компании появилась возможность управлять ресурсами — планировать потребность в них, снизить запасы материалов на складах и контролировать все сопутствующие расходы. Для упорядочивания потока документации в первую очередь были разработаны шаблоны всех документов, чтобы свести к минимуму количество данных, вводимых вручную и, таким образом, избежать возникающих при этом ошибок. Благодаря этим шаблонам обработка поступившей документации и формирование исходящих пакетов происходили автоматически. А для контроля за прохождением и оперативного поиска информации было сформировано единое хранилище всех документов.

Еще одной, не первоочередной, но, тем не менее, насущной потребностью компании было упорядочивание системы управления персоналом. Для этого все данные о сотрудниках были объединены в единую структуру с описанием должностей, личных данных; там же оперативно отражались все возникающие изменения (прием на работу, перемещение по проектам, изменение личных данных, увольнение) и формировалось штатное расписание. В итоге, внедрение системы помогло оптимизировать процессы управления материальными ресурсами — снизить затраты на их хранение, наладить систему контроля движения по проектам, сделать планирование более точным (в соответствии с реальными запросами), упорядочить систему ведения дел с контрагентами и сотрудниками компании. В результате, комплексная система управления проектами позволила предприятию достичь глобальных целей по расширению спектра предлагаемых услуг и развитию экономических связей.

Управление инвестиционными проектами

В компаниях, занимающихся не только строительством, но и финансированием проектов по капстрою, первостепенной задачей является стратегическое планирование инвестиций. Помимо общей для всех строительных компаний задачи — упорядочить бизнес-процессы КС и организовать систему эффективного контроля, для крупных инвестиционных холдингов жизненно важным является решение задач по оценке инвестиционной привлекательности проектов, сравнение вариантов освоения вложений, формирование инвестиционного портфеля, расчет окупаемости и т.д.

Главное преимущество комплексных систем для решения этих задач состоит в возможности построить систему управления инвестициями, основанную на управлении проектами.

Рис.2. Схема управления инвестиционными проектами

С помощью комплексной программы сначала решаются задачи, связанные с ходом самих проектов, — управление ресурсами и графиками строительства, ведение версий проектов. Далее, на основании уже имеющихся данных, выстраивается система предварительного анализа и принятия решений об участии в инвестиционных проектах, бизнес-планирование (планирование и перепланирование затрат и финансирования, календарное планирование), управление платежами, а также анализ хода выполнения проектов и деятельности производственных предприятий холдинга.

Таким образом компания оптимизирует затраты, повышает эффективность управления проектами и денежными потоками; обеспечивает возможность быстрой перепланировки в случае изменения ситуации.

В итоге качественно улучшаются процессы планирования и принятия решений, а также выстраивается единая система анализа инвестиционной деятельности.

Не панацея?

Потребность в комплексных решениях для управления уже ощущается на строительном рынке. Но, тем не менее, далеко не все компании спешат внедрять их в свою структуру, даже при всей очевидной эффективности. Почему так?

Дело в том, что многие крупные организации пугает перспектива глобальных нововведений, ведь придется менять процессы, устоявшиеся годами. Первое, возникающее при этом опасение, — весь бизнес окажется парализованным. Ломать устоявшуюся систему кажется ненужным, особенно если с существующими в ней проблемами можно жить и работать. Да, до поры, конечно, можно. Но конкуренция на строительном рынке, пока еще далеком от перенасыщения, все же, год от года, обостряется. Компании постепенно «взрослеют» и приходят к пониманию того, что для осуществления действительно крупных проектов необходимо применять адекватные инструменты управления, которые бы решали не отдельные задачи, а позволяли бы видеть весь процесс.

Конечно, никакая система не может быть панацеей от возможных проблем, например, она, не страхует от недобросовестных подрядчиков или от задержки процесса согласования и получения ИРД. Но налаженные планирование, учет и отчетность вкупе с эффективными управленческими мерами являются залогом хорошей репутации компании и успешного развития бизнеса.

Оригинал публикации