EPAM.Финансовый Документооборот

Решение EPAM Systems для автоматизации финансового документооборота и управления договорами на базе продуктов SAP

Опыт многих компаний показывает, что успешный бизнес сегодня — это бизнес, построенный на четких процессах. Существует немало примеров, когда бизнес-процессы автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими процессами и материальными потоками в единую информационную среду.

Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и документами влечет за собой целый комплекс проблем:

• Несоответствие действительного состояния материальных потоков документам
• Документально незафиксированные изменения в материальных потоках (в том числе изменения в процессах)
• Мучительный поиск связанных между собой документов по различным подразделениям компании (например, договоров и инициированных ими счетов, платежных поручений, банковских выписок, актов выполненных работ, счетов-фактур и т.п.)
• Неточности и дублирования, высокая вероятность ошибок и несоответствий
• Отсутствие целостной картины состояния дел и проблематичность прогнозирования и принятия управленческих решений
• Непрозрачность бизнес-процессов разработки, согласования, утверждения и контроля выполнения документов

Особенно критична ситуация в области финансового документооборота, где точность и четкость связи между документами и материальными потоками жизненно важны.

Для решения перечисленных проблем EPAM предлагает собственное решение на базе продуктов SAP — EPAM.Финансовый Документооборот. Внедрение этого решения позволяет повысить качество, достоверность и оперативность финансово-хозяйственного учета за счет четкой связи документов с бизнес-объектами ERP, а также создания электронного архива первичных финансово-экономических документов и предоставления сотрудникам оперативного доступа к документам, необходимым им в ходе работы, в соответствии с их статусом и полномочиями.

Основными объектами автоматизации с EPAM.Финансовый Документооборот являются:

• Договорной отдел, осуществляющий регистрацию договоров
• Бухгалтерия, осуществляющая обработку первичных документов
• Подразделение налогового учета, отвечающее за контроль счетов
• Подразделение, сопровождающие договоры, например, служба закупок или служба сбыта

EPAM.Финансовый Документооборот автоматизирует функции по работе со следующими видами документов:

• Договора и приложения к ним

  Документы и их электронные версии, являющиеся неотъемлемой частью договора: договор, техническое задание (приложение к договору), календарный план, протокол согласования цены, дополнительное соглашение к договору, протоколы разногласий и т.п.

• Отчетные документы

  Документы и их электронные версии, подтверждающие выполнение договора (этапа договора): технические отчеты, акты испытаний, акты поставки, сдачи-приемки и т.п.

• Бухгалтерские документы

  Документы и их электронные версии, которые создаются для бухгалтерского учета выполнения условий договора: платежные поручения, счета-фактуры, доверенности, накладные, товарные чеки и т.п.

• Документы о контрагенте (генподрядчике, подрядчике, исполнителе)

  Документы и их электронные версии, которые удостоверяют юридическую, финансовую и профессиональную состоятельность контрагента и подтверждают его способность выполнить работы по договору (учредительные документы, свидетельства, лицензии, разрешения, справки о наличии материальных, финансовых и трудовых ресурсов, отзывы и т.п.).

EPAM.Финансовый Документооборот имеет в своем составе преднастроенные элементы, включающие:

• Преднастроенные процессы
• Необходимые роли
• Преднастроенные интерфейсы
• Шаблоны типовых документов процесса
• Преднастроенные отчеты и ключевые показатели деятельности (KPI)

Внедрение EPAM.Финансовый Документооборот обычно идет по следующей схеме:

• Обследование бизнеса и ERP инфраструктуры, разработка требований к системе
• Выявление функциональных разрывов и внедрение недостающих элементов
• Внедрение преднастроенных процессов и шаблонов EPAM.Финансовый Документооборот

Наибольшая эффективность внедрения решения EPAM.Финансовый Документооборот достигается в компаниях, уже использующих ERP-решения SAP, а также отдельные модули SAP (SAP Enterprise Portal, SAP Workflow, SAP DMS) за счет значительной экономии времени и средств на интеграцию, использования общих компонентов ERP — оргструктуры, справочников и т.д., мониторинга связанных SAP-объектов.